Interview met Maaike Heijnis, klinisch psycholoog en teamleider, werkzaam bij Dimence.
De kracht van Kort
Team Angst & Stemming in Zwolle werkt sinds anderhalf jaar volgens de principes van ‘De Kracht van Kort’ - een nieuwe manier van werken die zowel voor de cliënt als de behandelaar veel oplevert. Het zorgt onder andere voor meer werkplezier en houvast voor behandelaren, en er wordt meer samen opgetrokken bij knelpunten. Daarnaast zorgt het ook voor een veel betere doorstroom van cliënten en grip op de wachtlijsten. Het team is heel enthousiast over deze nieuwe werkwijze! In dit interview vertelt teamleider Maaike Heijnis waarom haar team op zoek was naar een nieuwe werkwijze, wat de methode inhoudt en wat het oplevert.
Kun je samenvatten wat De Kracht van Kort inhoudt?
Het houdt in dat we in behandelingen doen wat we moeten doen, dat we vasthouden aan de behandelvorm, de gestelde kaders en de doelen die we opstellen met cliënten. We hebben vertrouwen en spreken dit uit; vertrouwen in de cliënt, in zijn herstelmogelijkheden, in de samenwerking en de behandelmethode. Het gaat om het aangaan en behouden van een goede therapeutische relatie én het op koers houden van behandelingen. Dit lijkt misschien eenvoudig, toch leert de praktijk dat het een behoorlijke uitdaging is. Het is inmiddels anderhalf jaar geleden dat we een aantal grote veranderingen hebben doorgevoerd in ons team. Dat is goed gelukt en het levert veel op: we hebben meer plezier in ons werk, werken veel meer samen en de doorstroom is veel beter.
Wat was voor jullie de aanleiding om jullie werkwijze aan te passen?
Eind 2020 werd er in het team een aanmeldpauze ingezet; een forse maatregel om de instroom gedurende drie maanden te beperken. Het team werkte zich uit de naad en regiebehandelaren hadden overvolle caseloads. We hebben deze drie maanden gebruikt om goed te kijken naar wat er anders kon in hoe we werkten. Want op dezelfde voet doorgaan was geen optie; dan zouden we een half jaar na de aanmeldpauze in dezelfde problemen komen. We namen ons echter voor dat we niet hárder zouden gaan werken, want dat is geen oplossing voor de lange termijn. Wat we wel wilden was anders én leuker werken!
Leuker werken is een mooi uitgangspunt! Zeker ook om draagvlak te krijgen voor de nieuwe werkwijze en om het vol te kunnen houden. Hoe hebben jullie dat aangepakt?
We hebben gekeken naar factoren waar we zelf invloed op hadden. Ons eigen welbevinden en werkplezier hebben we bovenaan gezet. Dit met het idee dat als het met ons goed gaat, we ook goede zorg kunnen bieden. Ook moest er iets aan de uit- en doorstroom gebeuren. Er waren veel cliënten langer dan twee of drie jaar in zorg, zonder dat behandelingen nog veel opleverden. Op die manier stagneerde het aan de voordeur; want hoe minder trajecten je kunt afsluiten, hoe minder nieuwe cliënten je zorg kunt bieden.
De vier uitgangspunten van De Kracht van Kort zijn: heldere kaders, heldere doelen, vertrouwen uitspreken en een goede therapeutische relatie. Jullie zijn als eerste aan de slag gegaan met het stellen van heldere kaders. Wat was daarbij belangrijk?
We zijn eerst gaan kijken: wat doen we eigenlijk binnen ons team, en hoe doen we dat? Het stellen van een maximum behandeltermijn heeft daarbij geholpen. We hebben gezegd: cliënten zijn bij ons niet langer dan anderhalf jaar in zorg. In die periode moet het lukken om zodanig te kunnen profiteren van onze hulp, dat iemand daarna weer zonder ons verder kan. Als dat niet zo is, dan kijken we samen wat wel passend is, waarbij je dan kan denken aan opschalen in de ggz (zoals behandeling binnen een expertisecentrum) of juist afschalen of uitstromen uit de ggz (inzet van ondersteuning vanuit het sociaal domein).
Daarnaast maken we afspraken over hoe lang behandelinterventies zouden moeten duren. Voor groepen vinden we dat heel normaal. Maar voor individuele trajecten vinden we het vaak lastig om zelf met een cliënt af te spreken hoeveel sessies het traject gaat duren. De afspraken over behandelduur beschreven we in een zogenaamd Portfolio. Zo spraken we bijvoorbeeld af dat een CGT-traject altijd maximaal zestien sessies is. In het Portfolio staat alles beschreven wat we in het team doen en hoe we dat doen; van aanmelding tot uitschrijving en alles daar tussenin. Het Portfolio geeft helderheid en houvast voor de collega’s in het team. Iedereen weet wat de kaders zijn. Dit maakt dat we niet steeds zelf alles hoeven te bedenken.
Om te leren koers te houden in behandeltrajecten, volgden jullie als team een driedaagse training De Kracht van Kort. Wat leerden jullie in deze training?
Hoe belangrijk het is om vanaf het begin al het einde van een traject of interventie aan te kondigen en daar gedurende het traject aandacht aan te blijven geven. We leerden ook hoe moeilijk dat soms is. Want het kan ook weerstand oproepen als je tegen een cliënt met forse klachten zegt: we gaan elkaar zestien keer zien en hebben er vertrouwen in dat u daarna zonder ons weer verder kunt. De kunst is dan om toch op koers te blijven, je aan die zestien sessies te blijven houden, geen extra sessies toe te zeggen, of aan het eind van een traject je te laten verleiden om toch nog andere behandeldoelen te bedenken. Ook is het de uitdaging om koers te houden in goed contact met de cliënt. Want op zich is begrenzen best makkelijk, maar de uitdaging zit hem in hoe houd je het contact met de cliënt goed? Wat helpt is dat we zelf meer vertrouwen hebben gekregen. We hebben vertrouwen in de mogelijkheden van de cliënt om zich te ontwikkelen en te groeien en zelf keuzes te maken. We hebben vertrouwen in de behandelingen die we bieden en zijn daar expert in (we weten wat we moeten doen). En we hebben er ook vertrouwen in dat na het stoppen van de behandeling het proces dat op gang is gebracht bij de cliënt niet stopt. We zeggen eigenlijk: we lopen een tijdje me je mee, helpen je op weg zodat je het daarna weer zelf kan. Op die manier is vanaf het begin direct duidelijk dat onze hulp tijdelijk is. Hiermee spreek je vertrouwen uit in de mogelijkheden van de cliënt om het weer zelf te kunnen. En meestal geeft dat de cliënt ook vertrouwen.
Jullie zijn nu een jaar verder. Als je terugkijkt, wat heeft het hele traject jullie opgeleverd?
Het mooiste is misschien wel dat we ons werk veel leuker vinden! Iedereen in het team is enthousiast over de veranderingen. Collega’s ervaren meer ruimte. We doen het ook meer samen, dat is ook echt een groot verschil. De erkenning dat we een lastig beroep hebben, dat je soms klem komt te zitten en er met een cliënt niet uitkomt, heeft gemaakt dat we daar nu niet meer zelf mee blijven zitten, maar elkaar veel makkelijker opzoeken. De kaders vanuit het Portfolio, en de vaardigheden die we hebben geleerd in de training geven houvast en maken dat we beter zijn geworden in ons werk.
En wat heeft het gedaan met de wachttijd voor cliënten?
De doorlooptijd is veel korter. Bij de start was bijna twintig procent van de cliënten langer dan twee jaar in zorg. Op dit moment is dat niet meer dan vijf procent. Dat zijn uitzonderingen, die er altijd zullen zijn. De wachttijden voor intake zijn niet per se korter; we krijgen ongelooflijk veel aanmeldingen en die krijgen we met de behandelaren die we nu hebben niet weggewerkt. Wel is de wachttijd voor behandeling korter dan voorheen. Maar het blijft zoeken; hoe meer intakes je doet als team, hoe korter de wachttijd voor intakes, maar hoe langer weer de wachttijd voor behandeling. Dat zal voorlopig nog wel zo blijven.
Dat klinkt allemaal heel erg positief: voor behandelaren is het fijner werken en de doorlooptijd is korter. Maar hoe staan de cliënten in dit verhaal? Hoe ervaren zij deze nieuwe werkwijze en hoe meten jullie dat?
We hebben geen cijfers over hoe cliënten de nieuwe werkwijze ervaren. Dat wil niet zeggen dat we niet weten hoe het hun vergaat, want dat houden we zeker goed in de gaten. Na elke behandelinterventie is een evaluatiegesprek met de cliënt en naaste(n) om te bespreken wat de behandeling heeft opgeleverd. Vaak blijkt dan dat we kunnen afsluiten, omdat de cliënt het zelf weer kan. We horen van cliënten terug dat het in het begin best lastig is om te horen dat de behandeling na een vooraf vastgesteld aantal keer ook weer stopt. Achteraf geven cliënten bij de evaluatie aan dat dat juist heeft geholpen om ook vertrouwen in zichzelf te hebben.
Als tijdens een behandeling na een aantal sessies blijkt dat we niet op het goede spoor zitten, halen we de evaluatie naar voren en gaan we eerder in gesprek met elkaar over wat er nodig is. Zo houden we steeds in de gaten of we met elkaar nog met de juiste dingen bezig zijn. Ook het actief navragen van hoe de cliënt de samenwerking beleeft, helpt om het contact goed te houden en naast de cliënt te blijven staan, juist bij lastige gesprekken.
Merken jullie nog andere gevolgen van de Kracht van Kort, bijvoorbeeld dat de behandeling effectiever is?
De behandelingen zijn denk ik niet effectiever, maar we bereiken wel in kortere tijd goede resultaten. En met de cliënten waarmee we onvoldoende verder komen, gaan we het gesprek aan: is dit het juiste moment voor behandeling, lukt het je om je voldoende voor verandering in te zetten, moeten we samen kijken naar andere manieren die kunnen bijdragen aan je herstel? Door deze vragen eerder in het traject te stellen, durven we ook sneller te beslissen om af te sluiten als onze zorg onvoldoende aansluit. Daarbij laten we mensen natuurlijk niet in de kou staan, we denken actief mee in een passend vervolg.
Hebben jullie er ook over nagedacht hoe je de nieuwe manier van werken in de toekomst vast gaat houden?
De Kracht van Kort is voor ons nu niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Als we tegen elkaar zeggen ‘de Kracht van Kort’ weten we allemaal wat we ermee bedoelen: koers houden, heldere afspraken, de eindigheid van de behandeling steeds bespreken, vertrouwen uitspreken, en oog hebben voor een goede therapeutische relatie. Voor nieuwe collega’s en als geheugensteuntje voor onszelf hebben we de belangrijkste uitgangspunten uitgewerkt in een document. Ook in intervisie besteden we er aandacht aan. Soms doen we een rollenspel met elkaar om een lastig gesprek te kunnen voorbereiden. Maar vooral doen we het nu meer samen.
Twee maanden geleden hadden we een boostertraining van een dag. Met de trainer bespraken we of het zinnig is om volgend jaar nog eens een trainingsdag te organiseren. Zij zei: “Ik denk dat jullie dat nu prima zelf kunnen”. Dat was een mooi compliment én een mooi parallel-proces. Ze heeft ons op weg geholpen, maar nu kunnen we het zelf en komen we steeds verder op het pad dat we zijn ingeslagen.
Inmiddels zijn andere teams ook enthousiast geworden. Het team Ontwikkelingsstoornissen in Zwolle, en de teams van Dimence in Steenwijk en Zutphen zijn de training ook aan het volgen.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over de werkwijze De Kracht van Kort? Neem dan contact op met Maaike Heijnis via m.heijnis@dimence.nl Bij Maaike kun je ook het Portfolio opvragen dat ter sprake kwam.